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Avec Lola Secrétariat,
l’administratif n’est plus délicat
Les prestations de Lola Secrétariat
L’assistance administrative avec Lola Secrétariat, c’est un peu comme si vous aviez une collaboratrice qui, tel le dieu Shiva, possède 4 bras !
Un bras administratif, un bras commercial, un bras gestion et un bras… pour tout le reste.
Je vous accompagne dans certaines de vos tâches administratives pour mieux organiser le quotidien de votre entreprise, pour une optimisation et un réel suivi de vos données, pour une meilleure performance commerciale, pour une aide à la pré-comptabilité…
Liste (non exhaustive) des tâches possibles
La gestion administrative
Secrétariat
Mettre en forme vos documents divers selon les données fournies : modèles de document, courriers, conventions de formation, bulletins d’adhésion, bulletins d’inscription, thèse, DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés), …
Tableaux de bord et de reporting
Réaliser et mettre à jour vos tableaux de bord : chiffre d’affaires, rentabilité chantiers, trésorerie, prévisionnel, …
Réaliser et mettre à jour vos bases de données clients et prospects.
Les services généraux
Traiter le courrier et les mails reçus
Classer et archiver vos documents (physique et informatique).
La finance
Maintenir votre chiffre d’affaires
Établir, éditer et transmettre les factures de vente à vos clients
Maintenir votre trésorerie
Enregistrer les règlements clients sur vos logiciels
Préparer vos remises de chèques pour les remettre en banque
Relancer les impayés (de manière simple)
La logistique et les achats
Contrôler et traiter vos factures d’achat suivant vos commandes et vos bons de livraison
Effectuer les règlements de vos factures d’achat
Les obligations légales
Tenir à jour vos registres obligatoires
Réclamer les attestations de TVA à vos clients
Relations avec votre cabinet d’expertise comptable pour votre comptabilité
En cours d’année pour la TVA mensuelle (ou trimestrielle) ou ponctuellement pour le bilan, je m’occupe de transmettre vos documents comptables (achats, ventes, banques et caisses), de manière physique ou informatique
Plus concrètement :
– Trier, ranger, classer, archiver
– Télécharger sur les sites de vos fournisseurs
– Rechercher ou demander à vos fournisseurs
– Numériser, copier
– Envoyer par mail, déposer sur une plateforme ou dans les locaux de votre comptable
– Annoter les relevés bancaires
– Contrôler les caisses dans vos fichiers Excel
– Saisir l’inventaire papier sur informatique
Dématérialisation des factures, bientôt OBLIGATOIRE
Savez- vous qu’à partir de juillet 2024 la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France ? Fini le papier, place à la dématérialisation
Liens d’exemple :
https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-entre-entreprises-et-transmission-de-donnees-de-facturation
Report
https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A15683
Les ressources humaines
Gérer les bulletins de paye avec votre cabinet qui gère le social
Réaliser les virements des payes aux salariés
Plus concrètement : récolter les heures et les transmettre au cabinet qui gère le social, vérifier et valider les bulletins de paye, transmettre les bulletins aux salariés, réaliser les virements
Gérer les contrats de travail avec votre cabinet qui gère le social
Plus concrètement : récolter les informations et documents pour établir un contrat de travail, les transmettre au cabinet qui gère le social, vérifier le contrat, transmettre le contrat au salarié et après signature au cabinet social
Le marketing et la communication externe
Transmettre les factures acquittées à vos clients
Développer votre chiffre d’affaires / prospection
Monter et déposer vos dossiers de candidature selon les données fournies : marchés publics ou privés (Appels d’Offres) : dossier administratif, mettre en forme votre mémoire technique
Envoyer des rappels de renouvellement de contrats
Transmettre votre nouveau catalogue : collecter les adresses postales, mettre en forme votre courrier et mettre sous pli l’envoi postal
Rechercher des courriels dans des métiers spécifiques pour diffuser un flyer
Et tout le reste
Effectuer la sauvegarde de vos données quand je travaille sur mon ordinateur
La comptabilité
Vous êtes nombreux à demander des prestations de comptabilité. Je vous aide dans la préparation de votre comptabilité, j’assure le lien avec votre cabinet d’expertise comptable mais je ne fais pas de comptabilité. Cela est totalement interdit.